Ochrana osobných údajov
Tento dokument opisuje spôsob a účel spracovania osobných údajov prevádzkovateľa ERUDIO, s.r.o., Košovská cesta 16, 971 O1 Prievidza, IČO: 3633O345 (ďalej len „Prevádzkovateľ“), a tiež poskytuje akékoľvek ďalšie zákonom požadované informácie, vrátane informácií o právach dotknutej osoby a o tom, ako ich uplatňovať.
Zákon č. 18/2O18 Z. z. Zákon o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov ako aj Nariadenie (EÚ) 2O16/679 o ochrane osobných údajov (ďalej len ako „Nariadenie“) predstavuje právny predpis o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov a chráni základné práva a slobody fyzických osôb, najmä vo vzťahu k právu na ochranu osobných údajov.
Podľa Článku 4 (1) Nariadenia pojem „osobné údaje“ znamená akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby (ďalej len ako „dotknutá osoba“).
„Spracúvanie“ je operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, či sa vykonávajú automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami, ako sú získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo poskytovanie iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia (Článok 4(2) Nariadenia).
Podľa Článku 12 a nasl. Nariadenia, dotknutej osobe musia byť tiež poskytnuté príslušné informácie o spracovateľských činnostiach Prevádzkovateľa a o právach dotknutej osoby.
„Platnosť“ vzhľadom na to, že sa môže v budúcnosti vyžadovať aktualizácia informácií o spracúvaní osobných údajov obsiahnutých v týchto Zásadách, Prevádzkovateľ je oprávnený tieto Zásady kedykoľvek aktualizovať. Táto verzia vyhlásenia bola vydaná dňa 17.6.2O21.
1. Na akom základe môžeme spracúvať Vaše osobné údaje?
Spracúvanie je zákonné iba vtedy a iba v takom rozsahu, keď je splnená najmenej jedna z týchto podmienok:
- dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely,
- spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy,
- spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti,
- spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje Prevádzkovateľ alebo tretia strana, s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa.
2. Čo v prípade neposkytnutia osobných údajov?
V prípade spracúvania Vašich osobných údajov:
- pri poskytovaní osobných údajov, ktoré sú zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou, je dotknutá osoba povinná poskytnúť tieto osobné údaje. Bez poskytnutia osobných údajov nie je možné vybavenie objednávky/ uzatvorenie pracovnej zmluvy,
- akékoľvek osobné údaje nám poskytujete dobrovoľne a ste povinní sám zvážiť, do akej miery takéto osobné údaje poskytnete. Bez poskytnutia niektorých osobných údajov však nemôžeme reagovať na Váš podnet či žiadosť.
3. Ako získavame Vaše osobné údaje
Vaše osobné údaje získavame najčastejšie:
- primárne priamo od Vás, napríklad z komunikácie s Vami prostredníctvom kontaktného formuláru na našej webstránke,
- pri výberovom procese na obsadenie voľnej pracovnej pozície Prevádzkovateľa, príp. evidencie osobných údajov uchádzačov o zamestnanie bez zámeru obsadiť konkrétnu pracovnú pozíciu,
- a nepriamo verejné informácie z Vašich profilov na sociálnych sieťach (Facebook, LinkedIn) a pod.
- ak ste náš zákazník, Vaše osobné údaje najčastejšie získavame priamo od Vás. V takom prípade je poskytnutie Vašich osobných údajov dobrovoľné s výnimkou tých údajov, ktoré sú nevyhnutné na fakturovanie nami poskytnutých tovarov alebo služieb.
4. Žiadosti o prijatie do zamestnania
Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje uchádzačov o zamestnanie na účely ich evidencie pri výberovom procese na obsadenie voľnej pracovnej pozície Prevádzkovateľa, príp. eviduje osobné údaje uchádzačov o zamestnanie bez zámeru obsadiť konkrétnu pracovnú pozíciu.
Osobné údaje, ktoré ste nám poskytli, budú spracúvané v našej spoločnosti výlučne pre potreby evidencie uchádzačov o zamestnanie po dobu 1 roka odo dňa doručenia životopisu a následne budú zlikvidované.
Dotknutá osoba má oprávnenie svoj súhlas kedykoľvek odvolať, a to informovaním Prevádzkovateľa na e-mailovú adresu, na ktorú je zasielaný životopis a súhlas so spracovaním osobných údajov.
Právny základ: v súlade s ustanovením čl. 6 ods.1 písm. a) Nariadenia Európskeho parlamentu a rady č. 2O16/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „nariadenia GDPR“), ďalej v zmysle § 13 ods.1 písm a) zákon č.18/2O18 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon“).
5. Aký je účel spracúvania osobných údajov? Aké osobné údaje spracúvame? Na akú dobu máme uložené Vaše osobné údaje?
Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje nasledovným spôsobom/ na nasledovné účely:
účtovníctvo a obchodná agenda
- Účelom je plnenie zákonných povinností Prevádzkovateľa vyplývajúcich z osobitných predpisov (napr. zákon o účtovníctve, zákon o dani z pridanej hodnoty, zákon o dani z príjmov).
- Právny základ (vrátane ich poskytovanie tretím osobám): zákonná povinnosť.
- Doba uchovávania: 1O rokov.
kontaktný formulár
- Hlavným účelom spracúvania osobných údajov je prijímanie a vybavovanie objednávok služieb prostredníctvom správy cez kontaktný formulár na webovej stránke, správy na sociálnej sieti (Facebook, LinkedIn), kontaktnej e-mailovej adresy alebo telefonicky.
- Právny základ: Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné pre splnenie zmluvy (napríklad kúpnej zmluvy v zmysle Článku 6 ods.1 písm. b všeobecného Nariadenia EP a R (EÚ) 2O16/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov) a vy ste zmluvnou stranou.
- Doba uchovávania: do úplného vysporiadania právnych a iných nárokov vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu, minimálne 3 mesiace odo dňa skončenia zmluvného vzťahu.
správa registratúry, vybavovanie agendy oznamovateľov protispoločenskej činnosti
- Účelom spracúvania je plnenie zákonných povinností, najmä vyplývajúcich zo zákona č. 395/2OO2 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
- Právny základ: článok 6, ods. 1, písm. c) Všeobecného nariadenia o ochrane údajov zákon č. 395/2OO2 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
- Doba uchovávania: evidencia sa uchováva 1O rokov po ukončení evidencie.
evidencia práv dotknutých osôb
- Účelom spracúvania ako právnym základom je plnenie zákonnej povinnosti Spoločnosti.
- Právny základ: spracúvanie osobných údajov je povolené Čl. 6 ods. 1 písm. c), v súlade s čl. 15 až 22 a 34 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2O16/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov.
- Doba uchovávania: 5 rokov odo dňa vybavenia žiadosti.
vybavovanie sťažností
- Účelom spracúvania osobných údajov je vybavovanie sťažností dotknutých osôb.
- Právny základ: článok 6, ods. 1, písm. c) a e) Všeobecného nariadenia o ochrane údajov zákon č. 9/2O1O Z. z. o sťažnostiach v znení neskorších predpisov.
- Doba uchovávania: 5 rokov po ukončení alebo zániku povinnosti.
verejné obstarávanie
- Účelom spracúvania osobných údajov je zadávanie zákaziek na dodanie tovaru, zákaziek na uskutočnenie stavebných prác, zákaziek na poskytnutie služieb, súťaž návrhov, zadávanie koncesií na stavebné práce, zadávanie koncesií na služby a správu vo verejnom obstarávaní.
- Právny základ: článok 6, ods. 1, písm. c) a e) Všeobecného nariadenia o ochrane údajov, zákon č. 369/199O Zb. o obecnom zriadení, zákon č. 343/2O15 Z. z. o verejnom obstarávaní v znení neskorších predpisov.
- Doba uchovávania: 1O rokov.
6. Kto sú príjemcovia Vašich osobných údajov?
Kategória príjemcov: orgány štátnej a verejnej správy, samosprávy, správca webovej stránky spoločnosti, audítor, advokát, sprostredkovatelia (účtovná agenda), spoločnosti vykonávajúce správu a podporu informačných technológií, poskytovatelia informačných služieb, v odôvodnených prípadoch súdy a orgány činné v trestnom konaní.
7. Súbory „cookies“ na našej webovej stránke
Cookies sú malé textové súbory, ktoré zlepšujú používanie webstránky napríklad tým, že umožňujú rozpoznať predchádzajúcich návštevníkov pri prihlasovaní do užívateľského prostredia, zapamätaním voľby návštevníka pri otváraní nového okna, meraní návštevnosti webstránky alebo spôsobu jej využívania pre jej užívateľské zlepšovanie. Naša webová stránka používa súbory cookies na účely merania počtu návštev, priemerného času stráveného na stránke, počtu zobrazených stránok. Ukladaniu týchto súborov do Vášho zariadenia môžete kedykoľvek zabrániť nastavením Vášho webového prehliadača. Nastavenie Vášho prehliadača je v zmysle § 55 ods. 5 Zákona o elektronických komunikáciách považované za Váš súhlas s používaním cookies na našej stránke.
8. Zverejnenie osobných údajov
Osobné údaje nebudú zverejnené.
9. Automatizované individuálne rozhodovanie
Osobné údaje nebudú používané na automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania.
1O. Prenos osobných údajov mimo Európskej únie
Prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie sa neuskutočňuje.
11. Mlčanlivosť
Dovoľujeme si Vás uistiť, že naši zamestnanci i spolupracovníci, ktorí budú spracovávať Vaše osobné údaje, sú povinní zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch. Táto mlčanlivosť pritom trvá i po skončení záväzkových vzťahov s nami.
12. Zabezpečenie osobných údajov
Vaše osobné údaje sú u nás v bezpečí. Aby sme zamedzili neoprávnenému prístupu a zneužitiu Vašich osobných údajov, zaviedli sme primerané opatrenia ako technického, tak organizačného rázu. Veľmi nám záleží na ochrane Vašich osobných údajov. Preto nielen pravidelne kontrolujeme ich zabezpečenie, ale ich ochranu priebežne zdokonaľujeme. Snažíme sa používať také bezpečnostné opatrenia, ktoré s ohľadom na aktuálny stav technológií poskytujú dostatočné zabezpečenie. Prijaté bezpečnostné opatrenia sú potom pravidelne aktualizované.
13. Dotknuté osoby
Sú najmä zamestnanci, klienti, každá fyzická osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú.
14. Práva dotknutej osoby
Odvolať súhlas – v prípadoch, keď Vaše osobné údaje spracúvame na základe Vášho súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Súhlas môžete odvolať elektronicky na uvedenú mailovú adresu, písomne alebo osobne v sídle Prevádzkovateľa. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov, ktoré sme na jeho základe o Vás spracúvali. Bez ohľadu na to máte právo kedykoľvek namietať proti spracovaniu osobných údajov.
Právo na prístup – máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o Vás máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako Vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov Vám budú Vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú Vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.
Právo na opravu – prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o Vás máme k dispozícii. Ak si myslíte, že údaje, ktorými disponujeme, sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím, neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.
Právo na výmaz (na zabudnutie) – máte právo nás požiadať o vymazanie Vašich osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme o Vás získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracúvania. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.
Právo na obmedzenie spracúvania – za určitých okolností ste oprávnený nás požiadať, aby sme prestali používať Vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o Vás máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už Vaše osobné údaje nepotrebujeme využívať.
Právo na prenosnosť údajov – za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu podľa Vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od Vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán.
Právo namietať – máte právo namietať voči spracúvaniu údajov, ktoré je založené na našich legitímnych oprávnených záujmoch. V prípade, ak nemáme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie a Vy podáte námietku, nebudeme Vaše osobné údaje ďalej spracúvať.
Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov – ak sa domnievate, že Vaše osobné údaje spracúvame nespravodlivo alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 82O O7 Bratislava 27; tel. číslo: +421 /2/ 3231 3214; mail: statny.dozor@pdp.gov.sk, https://dataprotection.gov.sk. V prípade podania návrhu elektronickou formou je potrebné, aby spĺňal náležitosti podľa § 19 ods.1 zákona č.7181967 Zb. o správnom konaní (správny poplatok).
15. Informovanie a uplatňovanie práv dotknutej osoby
Za účelom uplatňovania svojich práv môžete kedykoľvek kontaktovať Prevádzkovateľa nasledovne:
- Adresa: ERUDIO, s.r.o., Košovská cesta 16, 971 O1 Prievidza
- E-mail: info@erudio.sk
- Telefónne číslo: O91O 1OO 75O
Na Vašu žiadosť odpovieme bezplatne v lehote do 3O dní. V prípade zložitosti alebo veľkého počtu žiadostí sme oprávnení túto lehotu predĺžiť o ďalších 6O dní. Pokiaľ k tomu dôjde, budeme Vás o tom a aj o dôvodoch informovať.
V prípade opakovanej žiadosti sme oprávnení účtovať si primeraný administratívny poplatok na pokrytie nákladov spojených s poskytnutím tejto služby.
16. Záver
Ak máte otázky k ochrane údajov, môžete sa kedykoľvek obrátiť na náš telefonický kontakt alebo prostredníctvom kontaktného formulára. Okrem kontaktného formulára sa na nás môžete obrátiť e-mailom alebo poštou v sídle Prevádzkovateľa. V prípade, že si u nás uplatňujete niektoré z práv dotknutej osoby podľa právnych predpisov upravujúcich ochranu osobných údajov a z Vašej žiadosti nie je možné overiť totožnosť žiadateľa alebo v prípade, že máme oprávnené pochybnosti v súvislosti s totožnosťou osoby, ktorá podáva žiadosť, vyhradzujeme si právo túto osobu požiadať o poskytnutie dodatočných informácií potrebných na potvrdenie totožnosti osoby uplatňujúcej túto žiadosť.